Italarchivi sceglie il WMS di Kube Sistemi per digitalizzare la gestione degli archivi: un caso di innovazione del magazzino made in Italy
Quando si parla di gestione documentale, si pensa spesso a faldoni, scartoffie e lunghi corridoi di scaffali pieni di fogli inutili, ma per realtà come Italarchivi, leader italiano nella conservazione fisica e digitale dei documenti, l’archivio è un patrimonio di storie, informazioni sensibili e processi critici che devono essere custoditi e gestiti con la massima precisione.
Con oltre 5 miliardi di documenti conservati, 5 sedi operative e un polo logistico a Parma di 34.000 mq, Italarchivi affronta ogni giorno una sfida complessa: gestire milioni di contenitori, garantendo tracciabilità, sicurezza e rapidità nelle operazioni.
Per supportare questa crescita e rendere la logistica più intelligente, l’azienda ha scelto di avviare un importante progetto di digitalizzazione del magazzino in collaborazione con Kube Sistemi, implementando il software WMS Gulliver. Un percorso che ha trasformato il modo in cui Italarchivi organizza, controlla e ottimizza i propri archivi.
La sfida: gestire milioni di contenitori in spazi verticali estremi
Il polo di Parma è un caso unico nel panorama italiano. Le scaffalature ad alta densità arrivano fino a 18 metri, i picking vengono effettuati fino a 16 metri con macchine speciali VNA e la movimentazione è continua ma, per normativa, lenta e precisa. A ciò si aggiungono inoltre altri elementi sfidanti:
- volumi elevatissimi: quasi 200.000 contenitori in ingresso all’anno, oltre 100.000 in consultazione e più di 86.000 in uscita;
- documenti sensibili, che richiedono tracciabilità completa;
- tipologie di contenitori diverse, con regole di stoccaggio particolari;
- una copertura Wi-Fi complessa, a causa dell’elevata densità di carta presente nei depositi.
Ma come si può trasformare un magazzino così complesso in un ecosistema veloce, sicuro e totalmente tracciato?
La risposta: un WMS su misura per un magazzino senza margine d’errore
Per gestire un archivio enorme come quello di Italarchivi non bastava un software qualsiasi, ma serviva un sistemaWMS calibrato sulle dinamiche del magazzino, capace di lavorare senza incertezze in un contesto in cui ogni errore avrebbe avuto un impatto diretto sulla sicurezza delle informazioni.
Sin dalle prime analisi era chiaro l’obiettivo principale, ovvero dotare Italarchivi di una piattaforma in grado di tenere traccia di tutto, dai contenitori alle singole pratiche, accompagnando ogni documento, dalla presa in carico al posizionamento finale. A questo si aggiungeva la necessità di ottimizzare le attività di picking e stoccaggio, assegnare automaticamente le priorità operative e integrare in un unico flusso mezzi di movimentazione, operatori e dati di magazzino.
Il progetto è partito con una prima difficoltà legata all’ambiente di lavoro, in quanto “ostile” alla tecnologia”. La struttura dei magazzini, a causa dell’importante altezza, alla lunghezza delle corsie e alla quantità dei documenti stipati, rendeva infatti complicato e costoso garantire una copertura Wi-Fi ottimale dei magazzini e quindi era necessario un sistema che non si fermasse davanti a queste limitazioni.
Per questo, Kube Sistemi ha sviluppato delle applicazioni ibride, in grado di operare mediante terminali Android anche nelle zone non raggiunte dal segnale e di sincronizzare le informazioni non appena fosse disponibile una connessione. Una soluzione pratica, pensata per dare continuità alle attività di magazzino senza costringere gli operatori a cambiare il loro modo di lavorare.
Un’altra complessità riguardava la varietà di processi da gestire. Ogni procedura, dall’ingresso delle pratiche alla consultazione, fino alle movimentazioni interne e al macero, richiedeva regole specifiche. Per questo sono stati introdotti algoritmi avanzati di stoccaggio e prelievo, studiati per ridurre i tempi, limitare gli spostamenti e mantenere un livello di tracciabilità elevato, che è un elemento indispensabile per un’azienda che gestisce documenti sensibili.
Il sistema WMS adottato da Italarchivi permette all’azienda di sapere sempre dove si trova ogni singolo documento, con una qualità delle movimentazioni che consenta di raggiungere la massima precisione. Ogni movimento è registrato e collegato a chi l’ha effettuato, al mezzo utilizzato e ai tempi impiegati, eliminando il rischio di smarrimenti e rendendo l’intero processo più sicuro e affidabile.
Perché il WMS è strategico nella gestione del magazzino
Il caso Italarchivi mostra chiaramente quanto un sistema WMS evoluto sia determinante per la gestione del magazzino moderno. In contesti complessi con alti volumi, movimentazioni particolari e necessità di tracciabilità, il software WMS di Kube Sistemi permette di:
- digitalizzare processi critici;
- tracciare ogni attività in tempo reale;
- ridurre tempi e costi di gestione;
- migliorare la sicurezza e prevenire errori;
- supportare operatori e responsabili con dati certi;
- integrare mezzi, dispositivi e infrastrutture.
La collaborazione tra Kube Sistemi e Italarchivi rappresenta un esempio concreto di come l’unione tra competenza logistica e tecnologia WMS possa trasformare un intero ecosistema operativo. Un progetto nato per garantire ordine, sicurezza e tracciabilità all’interno di un magazzino che custodisce un valore elevatissimo e che oggi permette all’azienda di guardare al futuro con una nuova consapevolezza digitale.