Come scegliere un WMS: il metodo in 3 passi per non sbagliare software di gestione magazzino

Il materiale informativo dei WMS disponibili sul mercato italiano presenta, nella quasi totalità dei casi, lo stesso elenco di funzionalità: gestione della movimentazione in ingresso e in uscita, picking ottimizzato, mappatura dinamica delle ubicazioni, gestione degli abbassamenti, controllo delle giacenze in tempo reale. Sulla carta, tutte le soluzioni sembrano fare le stesse cose, e farle bene.

Nella realtà operativa la situazione è diversa. Le attività che si possono informatizzare in un magazzino sono effettivamente simili ovunque, ma il modo in cui vengono eseguite cambia in misura significativa: logiche di gestione, livello di dettaglio, flessibilità di configurazione. Sono le modalità di esecuzione a differenziare un software WMS dall’altro e a spiegare perché lo stesso sistema può produrre risultati eccellenti in un’azienda, ma risultati deludenti in un’altra con caratteristiche apparentemente analoghe.

Ne consegue che la domanda “qual è il miglior software di gestione magazzino” è impostata male. La domanda corretta è: qual è il WMS più adatto ai processi della mia azienda?

Il percorso per rispondere può essere articolato in tre passaggi.

Passo 1. Redigere le specifiche funzionali prima di valutare qualsiasi software

È la fase più frequentemente trascurata ed è quella che determina l’esito dell’intero progetto.

Le specifiche funzionali non sono un documento tecnico da delegare all’IT. Sono l’insieme delle regole operative con cui il magazzino lavora, descritte al livello di dettaglio delle singole attività: come viene accettata la merce in ingresso, con quale criterio si assegna un’ubicazione, come si procede quando la posizione destinata risulta occupata, come viene gestito un ordine urgente che modifica le priorità di prelievo, chi è autorizzato a effettuare una rettifica di giacenza e con quale tracciabilità.

Un software, per sua natura, automatizza procedure. Il sistema corretto automatizza procedure precedentemente definite e condivise; il sistema sbagliato impone un’automazione mai discussa all’interno dell’organizzazione. Il risultato, in quest’ultimo caso, è una proliferazione di eccezioni gestite fuori dal sistema, con il ricorso a strumenti paralleli che vanificano l’investimento.

Da questa impostazione discende una conseguenza pratica rilevante: tre magazzini con caratteristiche diverse non possono essere ricondotti forzatamente alla stessa configurazione solo perché appartengono alla stessa azienda. Ogni realtà richiede le proprie specifiche e da specifiche differenti possono derivare configurazioni o anche scelte di software di gestione logistica differenti.

Quando questa fase viene svolta con rigore, tutte le successive risultano notevolmente più semplici: non si valuta più un software in astratto, ma si verifica quanto ciascuna soluzione si avvicini a un insieme di regole già formalizzate.

Passo 2. La demo approfondita: la verifica sul campo

L’approccio più efficace consiste nel richiedere di mostrare come il proprio software gestisce le specifiche funzionali già formalizzate, comprese quelle meno lineari: la merce che arriva priva di documentazione, il reso da riprocessare, l’ordine misto con prodotti soggetti a vincoli di conservazione, la rottura di stock a fine giornata.

Un’altra considerazione riguarda la valutazione finale, che non deve essere soltanto economica. Gran parte delle aziende di medie dimensioni investe per un WMS cifre sostanzialmente equivalenti, per cui il prezzo raramente costituisce il vero elemento discriminante.

Passo 3. L’implementazione, dove si concretizza la differenza

Diversi WMS presenti sul mercato italiano risultano analoghi dal punto di vista delle prestazioni potenziali. La differenza si determina attraverso una buona gestione del progetto.

Sono necessarie competenze che uniscano la comprensione della specifica realtà aziendale a una conoscenza approfondita delle problematiche del material handling e della logistica di magazzino. Si tratta di una combinazione meno diffusa di quanto si possa ritenere: la sola competenza di processo non è sufficiente a configurare correttamente il sistema, così come la sola competenza tecnica non consente di interpretare le ragioni operative che stanno dietro a determinate prassi.

Il criterio di valutazione conclusivo resta comunque uno: un vero WMS deve consentire sia una riduzione drastica degli errori sia un aumento sensibile della produttività. In assenza di entrambi i risultati, il percorso presenta una criticità da individuare.

Che cosa richiedere oggi a un sistema WMS

Il perimetro funzionale di questi sistemi si è ampliato in modo consistente. Al WMS viene richiesto non soltanto di coordinare le attività di magazzino, ma anche di pianificare e gestire scorte, approvvigionamenti, trasporti e supply chain, monitorando l’andamento delle diverse attività attraverso KPI sempre più evoluti.

È cambiato anche il modo in cui il sistema deve inserirsi nell’architettura informativa aziendale. Un moderno software di gestione magazzino deve integrarsi stabilmente con l’ERP e con le altre aree aziendali e dialogare con l’ecosistema tecnologico dell’impianto: terminali in radiofrequenza, voice picking, pick to light, sorter automatici, magazzini automatici e verticali, sistemi di navigazione automatica dei mezzi di movimentazione, order management system per la gestione degli ordini multicanale.

Sono cambiate, infine, le condizioni operative: ordini più frammentati e frequenti, crescita del numero di righe d’ordine, difficoltà di reperimento del personale di magazzino, aspettative di visibilità sullo stato delle spedizioni da parte dei clienti. Sono esigenze che un sistema informativo logistico progettato oltre un decennio fa difficilmente riesce a soddisfare.

Conclusione

Un magazzino privo di WMS rappresenta oggi una condizione di svantaggio competitivo progressivo e le realtà che si trovano in questa situazione sono ancora numerose. Altrettanto rilevanti, però, sono le conseguenze di una scelta errata: un sistema non allineato ai processi aziendali comporta un investimento in gran parte disperso e, in molti casi, una rigidità operativa superiore a quella precedente.

Una decisione corretta all’interno di un sistema complesso, come sono un’azienda e il suo magazzino, richiede un approccio tecnico e strutturato, che parta dalle regole operative e non dall’offerta commerciale. I tre passi descritti costituiscono un metodo per arrivare alla scelta con elementi di valutazione oggettivi.

Kube Sistemi affianca le aziende in questo percorso da trent’anni, con oltre 250 progetti di logistica realizzati nei settori del commercio, dell’e-commerce, della produzione e dei servizi logistici.